Kiến thức công nghệ

BẢO VỆ NỘI DUNG TẬP TIN MICROSOFT WORD

  • *  Làm sao để tạo mật khẩu cho 1 file Word để không cho người khác mở file và xem nội dung bên trong?
  • *  Làm thế nào để cấm người khác thay đổi nội dung trong file Word?
  • *  Nếu tôi chỉ muốn giới hạn không cho phép thay đổi định dạng trong file Word thì làm như thế nào?

Đây là một số câu hỏi thường gặp đối với người sử dụng và trong nhiều trường hợp, việc lựa chọn chuyển qua định dạng PDF không phải là giải pháp mong muốn. Khi đó, bạn có thể sử dụng tính năng có sẵn trong Microsoft Word để giải quyết các yêu cầu này.

Để hạn chế người dùng thay đổi định dạng hay nội dung bên trong văn bản, chúng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: M khung Restrict Formatting and Editing

Trong tab Review, chọn Restrict Editing để mở khung Restrict Formatting and Editing.

Description: https://quangnhat1401.files.wordpress.com/2012/05/restrictediting01.png?w=529

Hình  1: Mở khung Restrict Formatting and Editing

Bước 2: Giới hạn nội dung được chỉnh sửa

Tích chọn Allow only this type of editing in the document, rồi lựa chọn 1 trong 4 tùy chọn sau:

  • §  Tracked Changes: cho phép lưu lại mọi thay đổi, những đoạn text bị thay đổi sẽ có màu đỏ.
  • §  Comments: chỉ cho phép thêm comment vào file word
  • §  Filling in forms: chỉ cho phép điền vào form được thiết kế trong file word
  • §  No changes (Read only): không cho phép bất kì thay đổi nào

Hình  2: Giới hạn nội dung được chỉnh sửa

Bước 3: Giới hạn định dạng được chỉnh sửa

Tích chọn Limit formatting to a selection of styles, click Settings để chọn ra những Style nào mà người dùng được phép sử dụng trong file Word này.

Hình  3: Giới hạn định dạng được chỉnh sửa

Bước 4: Thiết lập mật khẩu

Click Yes, Start Enforcing Protection để điền mật khẩu. Sau đó lưu file Word để lưu lại thay đổi.

Lưu ý:

· Mật khẩu thiết lập trong bước 4 được dùng khi bạn muốn gỡ bỏ việc hạn chế đã thiết lập trong bước 2, bước 3, bằng cách nhấn vào nút “Stop Protection” như hình

Hình  4: Gỡ bỏ các thiết lập

· Bước 2, bước 3 có thể làm độc lập, không nhất thiết phải cùng thực hiện.

Để không cho người khác mở file và xem nội dung bên trong file, chúng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào File menu à Chọn Save As àNhấn nút Tools trong hộp thoại Save As à Chọn General Options

Hình  5: Mở hộp thoại General Options

Hộp thoại General Options xuất hiện như sau:

Hình  6: Hộp thoại General Options

Trong đó:

  • *  Password to Open: Mật khẩu để mở file
  • *  Password to Modify: Mật khẩu để chỉnh sửa dữ liệu
  • *  Read-Only Recommended: Nếu chỉ nhấn chọn ô này mà không nhập mật khẩu trong ô “Password to Open” và “Password to Modify” thì khi mở file Word sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo như sau:

Hình  7: Hộp thoại xác nhận mở file dạng Read-Only

  • * Nhấn nút Yes: Bạn chỉ muốn mở file này dưới dạng chỉ đọc (Read-Only)
  • * Nhấn No: Bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong chính file này.
Về đầu trang