Tin tức & Sự kiện

NGHỀ THƯ KÝ: CÁNH TAY PHẢI ĐẮC LỰC CỦA GIÁM ĐỐC

Được xem là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty, người thư ký luôn phải nỗ lực nâng cao năng lực làm việc để ngày càng hoàn thiện bản thân. Trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụ chung nào về đào tạo thư ký cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với thư ký ở mỗi tổ chức là khác nhau. Do đó, để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần hiểu rõ định hướng hoạt động của doanh nghiệp, phương châm làm việc của người quản lý cũng như không ngừng trau dồi kỹ năng chuyên môn thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn.

Điểm mới trong nghề thư ký

Theo khảo sát của các đơn vị cung ứng lao động, nghề thư ký luôn nằm trong danh sách săn đón của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Nhu cầu về nghề này là khá cao và trên thực tế thì lượng cung không đủ cầu, tuy nhiên đại đa số thư ký phải đào tạo lại để phù hợp với văn hóa của công ty, hoặc đơn giản hơn là bản thân mỗi cá nhân làm việc trong lĩnh vực trên phải tự hoàn thiện để tránh bị đào thải. Quan niệm thư ký là những người đánh máy hay sắp xếp lịch làm việc cho giám đốc đã không còn phù hợp, thay vào đó, thư ký được xem là cầu nối giữa ban lãnh đạo với các phòng ban nội bộ, là bộ mặt đối ngoại của doanh nghiệp với đối tác. Chính điều đấy đã đặt ra nhiều yêu cầu mới cho nghề nghiệp này: vững kỹ năng văn phòng; nhạy bén trong công việc, xử lý tình huống linh hoạt, khéo léo trong giao tiếp, cẩn thận, quyết đoán và giỏi ngoại ngữ là yếu tố cộng thêm hoàn hảo của người thư ký.

Trong các tiêu chí kể trên thì thành thạo nghiệp vụ văn phòng là một trong những điều kiện tiên quyết mà thư ký cần có để phục vụ công việc hằng ngày của mình. Soạn thảo, xử lý văn bản là những thao tác quen thuộc mà người thư ký cần có bên cạnh kỹ năng tốc ký, tổ chức cuộc họp, sắp xếp tài liệu, đặt lịch hẹn, lịch công tác cho cấp quản lý… Đây là những kỹ năng bắt buộc đội ngũ thư ký phải thuần thục để có thể đảm nhiệm tốt vai trò của mình tại doanh nghiệp. Không dừng lại đó, người thư ký còn phải thành thạo các phần mềm phổ biến cho giới văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, Project… hay các trình duyệt ứng dụng web, email. Ngoài ra, thư ký còn là đại diện của doanh nghiệp với các đối tác trong và ngoài nước nên kỹ năng soạn thảo thư tín phải được chú trọng cho phù hợp với văn phong của từng tổ chức, đặc biệt là các mẫu thư tín liên quan đến hợp tác, trao đổi thương mại luôn phải được chú trọng và trau chuốt tỉ mỉ.

Không dừng lại đó, những yêu cầu về nghiệp vụ phải được người thư ký cập nhật thường xuyên để bắt kịp xu hướng mới của nghề, gia tăng cơ hội thăng tiến trong tương lai. Chẳng hạn, người thư ký muốn trở thành trợ lý giám đốc thì nên tham gia các khóa đào tạo thêm về quản trị, cụ thể là quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, quản trị hành chính… bên cạnh các kỹ năng mềm như làm việc nhóm đàm phán, thương thuyết, thuyết trình, phân tích tâm lý khách hàng, xử lý khủng hoảng…

 

Tận dụng những chương trình đào tạo trong và ngoài tổ chức

Để cập nhật những yêu cầu mới của nghề thư ký, nhất là trong môi trường làm việc năng động của thời kỳ toàn cầu hóa như ngày nay thì các doanh nghiệp không ngừng triển khai các chương trình huấn luyện nội bộ dành riêng cho thư ký. Với nhiều tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung các khóa huấn luyện này tập trung khai thác những điểm mạnh của nghề thư ký, liên quan đến kỹ năng điều hành, xử lý tình huống, thủ thuật văn phòng, cập nhật những phần mềm tiện ích mới. Đa phần các khóa học được xây dựng dựa trên chương trình ngắn hạn, học tại doanh nghiệp do đội ngũ chuyên gia là cấp quản lý của đơn vị phụ trách.

Ngoài ra, các cá nhân làm việc trong ngành nghề này cũng có thể tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn các chương trình đào tạo Thư ký văn phòng, Thư ký điều hành, Trợ lý giám đốc… tại các trung tâm uy tín. Một trong những chương trình được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao với gần 50 khóa học đã khai giảng là khóa đào tạo Thư ký điều hành chuyên nghiệp tại ĐH Hoa Sen. Với thời lượng giảng dạy trong 5 tháng do các giảng viên thâm niên trong nghề phụ trách, khóa học luôn làm hài lòng các khách hàng là chủ doanh nghiệp hay các bạn trẻ đang làm việc trong lĩnh vực thư ký - hành chính. Trong nhiều năm qua, chương trình đào tạo này của ĐH Hoa cung cấp hàng trăm thư ký chuyên nghiệp phục vụ hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức. Chương trình cũng không ngừng cập nhật theo các tài liệu mới nhất cũng như dựa trên kinh nghiệm thực tiễn của các giảng viên đứng lớp để học viên được cọ xát với nguồn kiến thức đa dạng từ nhiều vị trí khác nhau, từ đó hoàn thiện bản thân đồng thời tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp.

Để biết thêm thông tin về khóa học cũng như những chương trình ưu đãi đặc biệt trong tháng 7/2017, vui lòng truy cập website www.upskill.vn hoặc liên hệ các cơ sở của ĐH Hoa Sen:

Nguyễn Văn Tráng

Cao Thắng

Quang Trung

  Phòng NZ.001

08 Nguyễn Văn Tráng, Q.1

  Phòng C002

93 Cao Thắng, Q.3

  Phòng A.007

Lô 10, CVPM Quang Trung, Q.12

 (028) 73.091.991

ext: 11422 - 11423

 (028) 39.253.484

  (028) 54.370.026

 

 

ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN

Vui lòng nhập đầy đủ, chính xác các thông tin và nhấn nút Gửi. Nhân viên tư vấn sẽ liên lạc với bạn trong thời gian sớm nhất.

Về đầu trang